Bagi Anda yang baru akan memulai suatu usaha atau baru saja memulai usaha mungkin mengalami kebingungan tentang bagaimana seharusnya mengelola keuangan dan mencatat keuangan usaha Anda. Berikut beberapa trik sederhana untuk Anda
1. PISAHKAN UANG PRIBADI DAN UANG USAHA
Ini adalah syarat utama dan mutlak dilakukan. Sekecil apapun udaha Anda, sekecil apapun tim Anda dan apapun bentuk usaha Anda, Anda harus mulai memisahkan uang pribadi dari bisnis Anda. Tujuan paling utama dari hal ini adalah agar Anda betul – betul tahu kondisi dan kemampuan usaha Anda. Segala biaya yg dikeluarkan oleh usaha Anda adalah memang beban usaha anda. Bukan keperluan pribadi Anda.
Lalu dari mana penghasilan Anda? Jika Anda masih terlibat aktif di bisnis Anda, tentukan besarnya “gaji” Anda sendiri dari usaha Anda. Besarannya silahkan lihat dari kondisi bisnis Anda saat ini. Berapa kira – kira kemampuan bisnis Anda menggaji Anda. Yang penting jumlahnya harus fix setiap bulan. Dan gaji Anda itu harus benar – benar di transfer / pindahkan ke rekening bank pribadi Anda, sama seperti bisnis Anda menggaji karyawan Anda. Itulah kenapa, langkah mudah melakukan step pertama ini adalah dengan membuat 2 rekening bank, satu untuk usaha Anda, dan satu lagi untuk kebuthan pribadi Anda. Jangan langsung menggunakan rekening bank bisnis Anda untuk keperluan pribadi Anda. Pindahkan dulu hak Anda dari rekening bank bisnis Anda ke rekening bank pribadi Anda, lalu silahkan pergunakan untuk keperluan pribadi Anda.
Bagaimana jika gaji dari bisnis Anda masih kurang untuk memenuhi kebutuhan pribadi Anda? Disinilah fungsi evaluasinya. Anda harus mengembangkan usaha Anda agar bisa menghasilkan penghasilan yang pas untuk Anda. Kalau memang terpaksa, Anda bisa “berhutang” pada bisnis Anda. Tapi ingat, JANGAN CATAT ITU SEBAGAI PENGELUARAN (BEBAN) USAHA ANDA. CATATLAH SEBAGAI “PIUTANG PEMILIK” yang suatu saat harus Anda kembalikan ke bisnis Anda. Dan lagi, pindahkan dulu ke rekening bank pribadi Anda, jangan bayar langsung dari rekening bank bisnis Anda.
Dan jika Anda tidak terlibat aktif di bisnis Anda, namun Anda pribad tetap butuh penghasilan bulanan dari bisnis Anda, Anda bisa menentukan porsi BAGI HASIL dari profit usaha Anda. Ingat, dari PROFIT. Bukan dari SISA CASH DI AKHIR BULAN. Banyak pemilik usaha kecil menganggap sisa uang di akhir bulan adalah profit. Cara seperti ini sangat salah. Itulah kenapa sangat dibutuhkannya LAPORAN LABA RUGI. Pada dasarnya setiap usaha memilik NERACA dan LABARUGI. artinya, setiap transaksi yang terjadi di bisnis Anda pasti akan berpengaruh pada 2 laporan tersebut. Seperti pembelian komputer atau perlatan lainnya itu harusnya masuk ke NERACA sebagai aset, bukan menjadi beban usaha Anda. Kalau Anda tidak punya 2 laporan keuangan tersebut, maka setiap uang masuk akan Anda anggap pemasukan, setiap uang keluar akan Anda anggap beban, dan sisanya adalah PROFIT. padahal ini salah.
2. BIKIN KATEGORI TRANSAKSI USAHA ANDA
Dalam poin ini kita sudah mulai masuk pada teknis Akuntansi. Tapi tenang saja, Anda tidak perlu mengambil kursus atau kuliah akuntansi untuk mengerti hal ini. Sederhananya begini;
Setiap transaksi usaha Anda pasti masuk dalam 5 kategori ini : HARTA, UTANG, MODAL, PENDAPATAN, BEBAN. Buatlah kolom sederhana dengan microsoft excel untuk kategori tersebut.
Bagi kebanyakan pebisnis pemula, sistem pencatatan yang digunakan adalah seperti yang dicontohkan di bawah ini. Tambahkan kolom “kategori” di sebelah kanan untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan sederhana.
| NO | TANGGAL | KETERANGAN | MASUK | KELUAR | KATEGORI |
| 1 | 2 DES 13 | BELI BOX NASI UNTUK PESANAN 10 PCS @ 50.000 | 200.000 | BEBAN (LANGSUNG) | |
| 2 | 5 DES 13 | BAYAR BENSIN MOTOR | 10.000 | BEBAN | |
| 3 | 15 DES 13 | LISTRIK TELP AIR | 3.000.000 | BEBAN | |
| 4 | 17 DES 13 | TERIMA UANG ORDER NASI BOX | 1.200.000 | PENDAPATAN | |
| 5 | 20 DES 13 | BELI KOMPOR | 1.500,000 | HARTA | |
| 6 | 25 DES 13 | GAJI KARYAWAN | 3.000.000 | BEBAN | |
| 7 | 27 DES 13 | BELI BOX MOTOR ANTAR | 2.000.000 | HARTA |
Jika Anda ingin tau profit bisnis Anda sesungguhnya, cukup kurangkan PENDAPATAN (-) BEBAN. Kategori HARTA, HUTANG, dan MODAL tidak masuk dalam perhitungan untung rugi.
Contoh diatas dibuat dengan sangat sederhana. Memang Anda tetap harus memahami mana-mana transaksi yang masuk ke dalam setiap kategori tersebut. Hal ini akan kami bahas kemudian.
Bravo